Mit diesen Mustern können Sie als Arbeitgeber selbst ein Kündigungsschreiben mit dem erforderlichen und sinnvollen Inhalt verfassen.
Die Bezeichnungen werden nicht immer einheitlich verwendet:
Ordentliche Kündigung (Gesetzessprache) = fristgerechte Kündigung (Umgangssprache)
Außerordentliche Kündigung (Gesetzessprache) = fristlose Kündigung (Umgangssprache)
Eine Kündigung muss schriftlich erfolgen (§ 623 BGB), also eine Originalunterschrift tragen. Kündigungen per E-Mail, Whats-App/SMS oder Telefax sind unwirksam. Die Kündigung wird erst wirksam, wenn sie dem Mitarbeiter zugeht. Rückwirkende Kündigungen sind daher nicht möglich.
Inhalt
1. Textbaustein
Der 1. Textbaustein ist in drei Varianten ausformuliert. Je nach Situation muss der passende Text ausgewählt werden.
1.1 Variante: Ordentliche Kündigung
„Hiermit kündigen wir das mit lhnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Dies ist nach unseren Berechnungen der [Datum einfügen].“
Eine Nennung des Kündigungsgrundes “aus betriebsbedingten/aus verhaltensbedingten/aus personenbedingten Gründen” ist nicht verpflichtend. Er ist bei einer betriebsbedingten Kündigung empfehlenswert, weil dann die Arbeitsagentur erkennen kann, dass der Mitarbeiter den Arbeitsplatzverlust nicht verschuldet hat. Die Kündigung muss im Kündigungsschreiben auch nicht begründet werden.
Bei einer betriebsbedingten Kündigung muss der Arbeitgeber (später) auf Verlangen des Arbeitnehmers nach § 1 Abs. 1 Satz 3 KSchG die Gründe mitteilen, die zu der getroffenen Sozialauswahl geführt haben. Wenn die Kündigungsfrist falsch berechnet wurde (zu kurz), dann kann sie bei dieser Formulierung in eine Kündigung zum richtigen Zeitpunkt umgedeutet werden und ist nicht wegen eines unklaren Beendigungszeitpunktes unwirksam.
Bei einer Kündigung im Kleinbetrieb, also mit maximal zehn Mitarbeitern (Berechnungsformel in § 23 Abs. 1 KSchG) reicht oben beschriebene Formulierung aus. Ein Kündigungsgrund muss niemals genannt werden.
1.2 Variante: Außerordentliche, hilfsweise ordentliche Kündigung
„Hiermit kündigen wir das mit lhnen bestehende Arbeitsverhältnis außerordentlich, hilfsweise ordentlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Dies ist nach unseren Berechnungen der [Datum einfügen].”
Eine außerordentliche Kündigung kann scheitern, weil das Arbeitsgericht möglicherweise keinen wichtigen Grund feststellt, § 626 Abs. 1 BGB. Für diesen Fall wird sicherheitshalber zugleich die ordentliche Kündigung ausgesprochen. Die Angabe eines Beendigungszeitpunktes ist nicht notwendig, da durch die außerordentliche Kündigung klar wird, dass das Arbeitsverhältnis vorrangig sofort beendet werden soll. Die zusätzliche Angabe vermeidet aber unnötigen Streit. Nach § 626 Abs. 2 Satz 3 BGB kann der Mitarbeiter verlangen, dass ihm der Kündigungsgrund unverzüglich schriftlich mitgeteilt wird.
1.3 Variante: Ordentliche betriebsbedingte Kündigung mit Abfindungsangebot gem. § 1a KSchG
„Hiermit kündigen wir das mit lhnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht aus betriebsbedingten Gründen zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Dies ist nach unseren Berechnungen der [Datum einfügen].Die Kündigung erfolgt wegen dringender betrieblicher Erfordernisse. Gem. § 1a Abs. 1 KSchG weisen wir Sie darauf hin, dass Sie Anspruch auf Zahlung einer Abfindung haben, wenn Sie keine Klage auf Feststellung erheben, dass das Arbeitsverhältnis durch die Kündigung nicht aufgelöst ist. Erheben Sie also keine Kündigungsschutzklage, so steht Ihnen eine Abfindung gem. § 1a Abs. 2 KSchG zu, die der Höhe nach [Betrag] EUR brutto beträgt und sich wie folgt berechnet: 0,5 Monatsverdienste in Höhe von EUR brutto für jedes Jahr des Bestehens des Arbeitsverhältnisses, bei Ihnen [Zahl] Jahre. Bei der Ermittlung der Dauer des Arbeitsverhältnisses ist ein Zeitraum von mehr als sechs Monaten auf ein volles Jahr aufzurunden.“
Ob ein Abfindungsangebot nach § 1a KSchG sinnvoll ist, sollte gut überlegt werden.
2. Textbaustein: Anhörung Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung
2.1 Betriebsratsanhörung
„Der Betriebsrat wurde zur Kündigung angehört. Er hat der Kündigung zugestimmt/sich nicht geäußert/ihr widersprochen; seine Stellungnahme ist beigefügt.“
Dieser Textbaustein ist nur erforderlich, wenn ein Betriebsrat besteht.
2.2 Anhörung der Schwerbehindertenvertretung
„Die Schwerbehindertenvertretung wurde zur Kündigung angehört. Sie hat der Kündigung zugestimmt/sich nicht geäußert/ihr widersprochen; ihre Stellungnahme ist beigefügt.“
Dieser Textbaustein ist ebenfalls nur erforderlich, wenn eine Schwerbehindertenvertretung gebildet wurde.
3. Textbaustein: Meldung bei der Arbeitsagentur
„Wir weisen Sie auf Ihre Pflicht zur frühzeitigen Arbeitssuche nach § 38 Abs. 1 SGB III hin. Sie sind verpflichtet, sich spätestens drei Monate vor Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses persönlich bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden. Liegen zwischen Kenntnis des Beendigungszeitpunktes und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses weniger als drei Monate, hat die Meldung innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungszeitpunktes zu erfolgen. Zur Wahrung der Frist gemäß der beiden vorstehenden Sätze reicht eine Anzeige unter Angabe der persönlichen Daten und des Beendigungszeitpunktes aus, wenn die persönliche Meldung nach terminlicher Vereinbarung nachgeholt wird. Die Pflicht zur Meldung besteht unabhängig davon, ob der Fortbestand des Arbeitsverhältnisses gerichtlich geltend gemacht oder in Aussicht gestellt wird.“
Dieser Hinweis ist eine “Serviceleistung”. Wir wissen aus Erfahrung, dass erstaunlich viele Arbeitnehmer diese Pflichten und vor allem die Fristen nicht kennen. Wenn Sie den Baustein vergessen, machen Sie sich nicht schadensersatzpflichtig; Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 29.09.2005 – 8 AZR 49/05.
Wer darf die Kündigung unterschreiben?
Eine Kündigung wird unwirksam, wenn sie unverzüglich zurückgewiesen wird, weil ein Unberechtigter unterschrieben hat, z.B. im Handwerksbetrieb nicht der Inhaber, sondern eine Büroangestellte (Ein echter Fall aus unserer Praxis! Glücklicherweise haben wir hier in allen Beispielsfällen den Arbeitnehmer vertreten).
Geschäftsführer und Personalleiter sind immer zur Kündigung berechtigt. Vorsicht bei Gesamtprokura: Wer darf mit wem zeichnen? Beliebte Falle: Zwei Prokuristen zeichnen, obwohl diese jeweils nur mit dem Geschäftsführer hätten unterschreiben dürfen (Ausnahme: Der Personalleiter darf auch bei Gesamtprokura allein zeichnen – Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 25.09.2014 – 2 AZR 567/13). Wenn sich die Vertretungsberechtigung nicht aus dem Gesetz (z.B. Geschäftsführer) oder aus dem Handelsregister (z.B. Prokurist) ergibt, muss eine Originalvollmacht für den jeweiligen Unterzeichner mit dem Kündigungsschreiben vorgelegt werden (Bitte nicht separat faxen – auch ein echter Fall aus unserer Praxis.) Diese Vollmacht muss durch einen Kündigungsberechtigten (oder ggf. mehrere) unterschrieben sein. Hier gilt dann nichts anderes als für die Kündigung selbst.
Bei einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts sollten wegen § 709 Abs. 1 BGB vorsichtshalber alle Gesellschafter unterschreiben (Kündigung unwirksam: Ein Name fehlte; es waren alle Namen maschinenschriftlich vorgegeben. Bundesarbeitgericht, Urteil vom 21.04.2005 – 2 AZR 162/04). Das LAG Düsseldorf hielt eine Kündigung für wirksam, weil im Gesellschaftsvertrag die Kündigungsberechtigung auch einzelner Gesellschafter vereinbart war. Urteil vom 22.05.2015 – 10 Sa 811/14.
Wie muss die Unterschrift aussehen?
Der Empfänger einer Kündigung soll prüfen können, wer die Kündigung unterschrieben hat und damit, ob sie echt ist. Er muss also den Unterzeichner identifizieren können. Deshalb ist eine (einigermaßen) lesbare Unterschrift Pflicht, keine “Arztunterschrift” bitte. Denn sonst gibt es bereits Streit um die Wirksamkeit des Kündigungsschreibens an sich – und damit schlaflose Nächte für den Arbeitgeber während des Kündigungsschutzprozesses. So sollten Sie es also nicht machen (eine echte “Unterschrift”!):
Das sagen die Gerichte zur Unterschrift:
Das Erfordernis der eigenhändigen Unterschrift verlangt nicht, dass unmittelbar bei Abgabe der schriftlichen Erklärung für den Erklärungsempfänger die Person des Ausstellers feststehen muss. Dieser soll nur identifiziert werden können. Hierzu bedarf es nicht der Lesbarkeit des Namenszugs. Vielmehr genügt ein die Identität des Unterschreibenden ausreichend kennzeichnender Schriftzug, der individuelle und entsprechend charakteristische Merkmale aufweist, welche die Nachahmung erschweren. Ein lesbarer Zusatz des Namens des Unterzeichnenden wird von § 126 BGB nicht verlangt. Der Schriftzug muss sich als Wiedergabe eines Namens darstellen und die Absicht einer vollen Unterschriftsleistung erkennen lassen, selbst wenn er nur flüchtig niedergelegt und von einem starken Abschleifungsprozess gekennzeichnet ist. – Der Bundesgerichtshof betont im Beschluss vom 22.10.2019 – VI ZB 51/18 noch einmal: Für die Frage, ob eine formgültige Unterschrift vorliegt, ist aber nicht die Lesbarkeit oder die Ähnlichkeit des handschriftlichen Gebildes mit den Namensbuchstaben entscheidend, sondern es kommt darauf an, ob der Name vollständig, wenn auch nicht unbedingt lesbar, wiedergegeben wird.
Präzise hat es das Verwaltungsgericht Aachen formuliert (zur Unterschrift in einem Personalausweis):
Bei der Beurteilung, ob es sich nach dem maßgeblichen äußeren Erscheinungsbild um eine Unterschrift handelt, ist angesichts der Variationsbreite, die selbst Unterschriften ein und derselben Person aufweisen, grundsätzlich ein großzügiger Maßstab anzulegen; im Einzelfall kann bis zu einem bestimmten Grad selbst ein vereinfachter, von einem längeren Abschleifungsprozess gekennzeichneter und deshalb undeutlicher Namenszug ausreichend sein. Die Unterschrift muss dementsprechend zwar nicht in jeder Hinsicht lesbar sein; das Erfordernis der vollen Lesbarkeit würde den tatsächlichen Verhältnissen des täglichen Lebens nicht gerecht werden und überdies kein sicheres Unterscheidungsmerkmal sein, weil die Beurteilung der Lesbarkeit unterschiedlich ausfallen kann. Mit Blick darauf, dass der Personalausweis ein Mittel der Identitätsfeststellung ist, muss die Unterschrift jedoch in einem Mindestmaß nachvollziehbar den Namen des Ausweisinhabers wiedergeben. In der Linienführung müssen daher mindestens einzelne Buchstaben aus dem Namen der unterzeichnenden Person zu erkennen sein, zumal es anderenfalls an dem Merkmal einer Schrift überhaupt fehlt. Die Buchstaben müssen zwar nicht klar und deutlich zum Ausdruck kommen. Die Mängel dürfen jedoch nicht so weit gehen, dass die Konturen der (Schrift-) Zeichen und ihre Verknüpfung in einer bestimmten Reihenfolge nicht mehr zumindest andeutungsweise erkennen lassen, dass das Gebilde ursprünglich aus der aus Buchstaben bestehenden Verschriftlichung des jeweiligen Namens entstanden ist. Ein Gebilde kann jedenfalls dann nicht als Unterschrift anerkannt werden, wenn es nur aus Symbolen und Zeichen besteht oder das ursprüngliche Schriftbild in willkürliche Striche und Linien aufgelöst ist. Von einer formgültigen Unterschrift ist auch jedenfalls dann nicht mehr auszugehen, wenn das Schriftbild keinen einzigen Buchstaben zumindest andeutungsweise erkennen lässt, der mit dem maßgeblichen Namen in Zusammenhang steht, also in diesem enthalten ist und sich an der zumindest ungefähr richtigen Stelle der entsprechenden Buchstabenreihenfolge befindet.
VG Aachen, Urteil vom 25.05.2023 – 4 K 1827/22
