Muster einer Kündigung für Arbeitgeber: Rechtssicheres Vorgehen erklärt
Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber erfordert eine rechtssichere und formal korrekte Kündigung. Mit den nachfolgenden Mustern können Arbeitgeber ein Kündigungsschreiben erstellen, das alle erforderlichen Inhalte umfasst.
Inhalt – Welche Informationen erwarten Sie
Grundlagen der Kündigung: Form und Wirksamkeit
Schriftform – Originalunterschrift notwendig
Eine Kündigung muss zwingend schriftlich erfolgen und eine Originalunterschrift tragen. Gemäß § 623 BGB sind Kündigungen per E-Mail, WhatsApp, SMS oder Fax unwirksam. Zudem tritt die Kündigung erst mit dem Zugang beim Arbeitnehmer in Kraft – eine rückwirkende Kündigung ist rechtlich ausgeschlossen.
Kündigungsfrist berechnen
Ein häufiger Streitpunkt in Kündigungsfällen ist die korrekte Berechnung der Kündigungsfrist. Wird die Frist versehentlich zu kurz angesetzt, führt dies jedoch nicht automatisch zur Unwirksamkeit der Kündigung. In der Rechtsprechung ist anerkannt, dass eine fehlerhafte Frist in eine Kündigung zum rechtlich richtigen Zeitpunkt umgedeutet werden kann. Entscheidend ist, dass der Wille des Arbeitgebers zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses klar erkennbar bleibt.
Kündigung im Kleinbetrieb
Es gibt keinen Kündigungsschutz in Kleinbetrieben, also Unternehmen mit maximal zehn Mitarbeitern – die genaue Berechnung erfolgt nach § 23 Abs. 1 KSchG. Hier gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht, sodass eine Kündigung keiner sozialen Rechtfertigung nach dem Kündigungsschutzgesetz bedarf.
Unterschiedliche Bezeichnungen für die Kündigung
- Ordentliche Kündigung (gesetzlich) = Fristgerechte Kündigung (umgangssprachlich)
- Außerordentliche Kündigung (gesetzlich) = Fristlose Kündigung (umgangssprachlich)
Inhalt einer rechtssicheren Kündigung
Der 1. Textbaustein ist in drei Varianten ausformuliert. Je nach Situation muss der passende Text ausgewählt werden.
1.1 Ordentliche Kündigung
„Hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Dies ist nach unseren Berechnungen der [Datum eintragen].“
Ein Kündigungsgrund muss nicht angegeben werden! Es ist empfehlenswert, den Inhalt des Kündigungsschreibens auf das Notwendige zu beschränken.
Wenn ein Arbeitgeber eine betriebsbedingte Kündigung ausspricht, hat der Arbeitnehmer gemäß § 1 Abs. 1 Satz 3 Kündigungsschutzgesetz (KSchG) das Recht, auf Nachfrage eine Begründung für die getroffene Sozialauswahl zu erhalten. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber darlegen muss, warum gerade dieser Arbeitnehmer und nicht ein anderer von der Kündigung betroffen ist.
1.2 Außerordentliche, hilfsweise ordentliche Kündigung
„Hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis außerordentlich, hilfsweise ordentlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Dies ist nach unseren Berechnungen der [Datum eintragen].“
Eine außerordentliche Kündigung kann rechtlich unwirksam sein, wenn das Arbeitsgericht keinen hinreichenden wichtigen Grund gemäß § 626 Abs. 1 BGB erkennt. Um für diesen Fall vorzusorgen, wird gleichzeitig eine ordentliche Kündigung ausgesprochen. Dabei ist die Angabe eines konkreten Beendigungszeitpunkts nicht zwingend erforderlich, da bereits aus der außerordentlichen Kündigung hervorgeht, dass das Arbeitsverhältnis vorrangig sofort enden soll. Dennoch kann eine klare Angabe des Beendigungsdatums sinnvoll sein, um potenzielle Unklarheiten und spätere rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.
Nach § 626 Abs. 2 Satz 3 BGB kann der Mitarbeiter verlangen, dass ihm der Kündigungsgrund unverzüglich schriftlich mitgeteilt wird.
1.3 Ordentliche betriebsbedingte Kündigung mit Abfindungsangebot
Gemäß § 1a KSchG kann dem Arbeitnehmer eine Abfindung angeboten werden:
„Hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht aus betriebsbedingten Gründen zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Dies ist nach unseren Berechnungen der [Datum eintragen]. Die Kündigung erfolgt wegen dringender betrieblicher Erfordernisse. Gemäß § 1a Abs. 1 KSchG weisen wir Sie darauf hin, dass Sie Anspruch auf Zahlung einer Abfindung haben, wenn Sie keine Klage auf Feststellung der Unwirksamkeit der Kündigung erheben. Eine Abfindung gem. § 1a Abs. 2 KSchG beträgt der Höhe nach [Betrag] EUR brutto und berechnet sich wie folgt berechnet: 0,5 Monatsverdienste in Höhe von EUR brutto für jedes Jahr des Bestehens des Arbeitsverhältnisses, bei Ihnen [Zahl] Jahre. Bei der Ermittlung der Dauer des Arbeitsverhältnisses ist ein Zeitraum von mehr als sechs Monaten auf ein volles Jahr aufzurunden.„
Ob ein Abfindungsangebot nach § 1a KSchG sinnvoll ist, sollte gut überlegt werden.
2. Anhörung des Betriebsrats und der Schwerbehindertenvertretung
2.1 Betriebsratsanhörung
„Der Betriebsrat wurde zur Kündigung angehört und hat der Kündigung zugestimmt / sich nicht geäußert / ihr widersprochen. Seine Stellungnahme ist beigefügt.“
Dieser Textbaustein ist nur erforderlich, wenn ein Betriebsrat besteht.
2.2 Anhörung der Schwerbehindertenvertretung
„Die Schwerbehindertenvertretung wurde zur Kündigung angehört und hat der Kündigung zugestimmt / sich nicht geäußert / ihr widersprochen. Ihre Stellungnahme ist beigefügt.“
Dieser Textbaustein ist ebenfalls nur erforderlich, wenn eine Schwerbehindertenvertretung gebildet wurde.
3. Meldung bei der Arbeitsagentur
Arbeitnehmer sind zur frühzeitigen Arbeitssuche verpflichtet (§ 38 Abs. 1 SGB III):
„Wir weisen Sie auf Ihre Pflicht zur frühzeitigen Arbeitssuche nach § 38 Abs. 1 SGB III hin. Sie sind verpflichtet, sich spätestens drei Monate vor Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses persönlich bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden. Liegen zwischen Kenntnis des Beendigungszeitpunktes und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses weniger als drei Monate, hat die Meldung innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungszeitpunktes zu erfolgen. Zur Wahrung der Frist gemäß der beiden vorstehenden Sätze reicht eine Anzeige unter Angabe der persönlichen Daten und des Beendigungszeitpunktes aus, wenn die persönliche Meldung nach terminlicher Vereinbarung nachgeholt wird. Die Pflicht zur Meldung besteht unabhängig davon, ob der Fortbestand des Arbeitsverhältnisses gerichtlich geltend gemacht oder in Aussicht gestellt wird.“
Dieser Hinweis ist eine “Serviceleistung”. Wir wissen aus Erfahrung, dass erstaunlich viele Arbeitnehmer diese Pflichten und vor allem die Fristen nicht kennen. Wenn Sie den Baustein weglassen, machen Sie sich nicht schadensersatzpflichtig; Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 29.09.2005 – 8 AZR 49/05.
Wer darf eine Kündigung unterschreiben?
Die Unterschrift unter einem Kündigungsschreiben ist mehr als eine Formsache – sie entscheidet darüber, ob die Kündigung überhaupt wirksam ist. Wird eine Kündigung von einer unberechtigten Person unterzeichnet, kann der Arbeitnehmer sie unverzüglich zurückweisen. Ein klassisches Beispiel aus der Praxis: In einem Handwerksbetrieb unterschreibt nicht der Inhaber, sondern eine Büroangestellte das Kündigungsschreiben. Das führt zur Unwirksamkeit der Kündigung – ein Fehler, den Arbeitgeber unbedingt vermeiden sollten.
Wer ist zur Kündigung berechtigt?
Grundsätzlich gilt: Geschäftsführer und Personalleiter dürfen stets eine Kündigung unterzeichnen. Doch Vorsicht bei Prokuristen! Wenn eine sogenannte Gesamtprokura besteht, dürfen Prokuristen nicht alleine kündigen, sondern nur gemeinsam mit einer berechtigten Person – in der Regel dem Geschäftsführer. Eine häufige Fehlerquelle ist, dass zwei Prokuristen gemeinsam unterschreiben, obwohl sie laut Handelsregister jeweils nur mit dem Geschäftsführer zeichnen dürfen. Eine Ausnahme macht hier das Bundesarbeitsgericht: Ein Personalleiter darf auch bei einer Gesamtprokura alleine eine Kündigung unterzeichnen (Urteil vom 25.09.2014 – 2 AZR 567/13).
Nachweis der Vertretungsberechtigung
Nicht immer ergibt sich die Kündigungsberechtigung eindeutig aus dem Gesetz oder dem Handelsregister. In solchen Fällen muss eine Originalvollmacht vorgelegt werden – und zwar direkt mit dem Kündigungsschreiben. Ein separater Versand, beispielsweise per Fax, reicht nicht aus (auch dies ein häufiger Fehler aus der Praxis). Die Vollmacht muss zudem von einer zur Kündigung berechtigten Person unterzeichnet sein. Hier gelten dieselben formalen Anforderungen wie für die Kündigung selbst.
Arbeitgeber sollten bei Kündigungen genau prüfen, wer unterschreiben darf. Fehler in der Zeichnungsberechtigung können die Kündigung unwirksam machen – mit potenziell teuren Folgen. Eine sorgfältige Prüfung der Vertretungsregelungen und gegebenenfalls eine beigelegte Originalvollmacht können rechtliche Auseinandersetzungen vermeiden.
Wie muss eine Unterschrift bei einer Kündigung aussehen?
Eine Kündigung ist nur dann wirksam, wenn sie formell korrekt unterzeichnet wurde. Doch wie genau muss die Unterschrift beschaffen sein?
Grundsätzlich muss aus der Unterschrift erkennbar sein, wer das Dokument unterzeichnet hat. Der Empfänger der Kündigung muss die Möglichkeit haben, die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei festzustellen. Eine bloße Paraphe oder eine unleserliche „Arztunterschrift“ reicht dafür nicht aus. Ist die Signatur so unentzifferbar, dass kein Rückschluss auf den Namen des Unterzeichners möglich ist, kann dies zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen.
Ist die Unterschrift unleserlich, droht die Kündigung unwirksam zu sein. Dies kann für den Arbeitgeber unangenehme Folgen haben – von Unsicherheiten bis hin zu einem langwierigen Kündigungsschutzprozess. Arbeitgeber sollten daher darauf achten, dass die Unterschrift zumindest in Ansätzen lesbar ist und einen klaren Bezug zur unterzeichnenden Person herstellt.
So sollte eine Unterschrift nicht aussehen (eine echte „Unterschrift“ aus der Praxis):
Das sagen die Gerichte zur Unterschrift:
Das Erfordernis der eigenhändigen Unterschrift verlangt nicht, dass unmittelbar bei Abgabe der schriftlichen Erklärung für den Erklärungsempfänger die Person des Ausstellers feststehen muss. Dieser soll nur identifiziert werden können. Hierzu bedarf es nicht der Lesbarkeit des Namenszugs. Vielmehr genügt ein die Identität des Unterschreibenden ausreichend kennzeichnender Schriftzug, der individuelle und entsprechend charakteristische Merkmale aufweist, welche die Nachahmung erschweren. Ein lesbarer Zusatz des Namens des Unterzeichnenden wird von § 126 BGB nicht verlangt. Der Schriftzug muss sich als Wiedergabe eines Namens darstellen und die Absicht einer vollen Unterschriftsleistung erkennen lassen, selbst wenn er nur flüchtig niedergelegt und von einem starken Abschleifungsprozess gekennzeichnet ist. – Der Bundesgerichtshof betont im Beschluss vom 22.10.2019 – VI ZB 51/18 noch einmal: Für die Frage, ob eine formgültige Unterschrift vorliegt, ist aber nicht die Lesbarkeit oder die Ähnlichkeit des handschriftlichen Gebildes mit den Namensbuchstaben entscheidend, sondern es kommt darauf an, ob der Name vollständig, wenn auch nicht unbedingt lesbar, wiedergegeben wird.
Präzise hat es das Verwaltungsgericht Aachen formuliert (zur Unterschrift in einem Personalausweis):
Bei der Beurteilung, ob es sich nach dem maßgeblichen äußeren Erscheinungsbild um eine Unterschrift handelt, ist angesichts der Variationsbreite, die selbst Unterschriften ein und derselben Person aufweisen, grundsätzlich ein großzügiger Maßstab anzulegen; im Einzelfall kann bis zu einem bestimmten Grad selbst ein vereinfachter, von einem längeren Abschleifungsprozess gekennzeichneter und deshalb undeutlicher Namenszug ausreichend sein. Die Unterschrift muss dementsprechend zwar nicht in jeder Hinsicht lesbar sein; das Erfordernis der vollen Lesbarkeit würde den tatsächlichen Verhältnissen des täglichen Lebens nicht gerecht werden und überdies kein sicheres Unterscheidungsmerkmal sein, weil die Beurteilung der Lesbarkeit unterschiedlich ausfallen kann. Mit Blick darauf, dass der Personalausweis ein Mittel der Identitätsfeststellung ist, muss die Unterschrift jedoch in einem Mindestmaß nachvollziehbar den Namen des Ausweisinhabers wiedergeben. In der Linienführung müssen daher mindestens einzelne Buchstaben aus dem Namen der unterzeichnenden Person zu erkennen sein, zumal es anderenfalls an dem Merkmal einer Schrift überhaupt fehlt. Die Buchstaben müssen zwar nicht klar und deutlich zum Ausdruck kommen. Die Mängel dürfen jedoch nicht so weit gehen, dass die Konturen der (Schrift-) Zeichen und ihre Verknüpfung in einer bestimmten Reihenfolge nicht mehr zumindest andeutungsweise erkennen lassen, dass das Gebilde ursprünglich aus der aus Buchstaben bestehenden Verschriftlichung des jeweiligen Namens entstanden ist. Ein Gebilde kann jedenfalls dann nicht als Unterschrift anerkannt werden, wenn es nur aus Symbolen und Zeichen besteht oder das ursprüngliche Schriftbild in willkürliche Striche und Linien aufgelöst ist. Von einer formgültigen Unterschrift ist auch jedenfalls dann nicht mehr auszugehen, wenn das Schriftbild keinen einzigen Buchstaben zumindest andeutungsweise erkennen lässt, der mit dem maßgeblichen Namen in Zusammenhang steht, also in diesem enthalten ist und sich an der zumindest ungefähr richtigen Stelle der entsprechenden Buchstabenreihenfolge befindet.
VG Aachen, Urteil vom 25.05.2023 – 4 K 1827/22
