Wann verfällt der Urlaub? Wann wird er ins neue Jahr übertragen?

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Das Bundesurlaubsgesetz stellt strenge Regeln für die Übertragung des Urlaubs auf – werden diese nicht eingehalten, verfällt der Anspruch. Wie diese Regeln lauten, ist nach meiner Erfahrung häufig unbekannt oder es bestehen falsche Vorstellungen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen daher diese fünf wichtigen Regeln kennen. Update nach den Urteilen des Europäischen Gerichtshofes.

Update November 2018: Der Europäische Gerichtshof hat mit den Urteilen C-619/16 und C-684/16 entschieden, dass der Urlaub nicht verfällt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht auf den drohenden Verfall des Urlaubs hingewiesen hat. Der EuGH entschied: 1.) Der Urlaub des Arbeitnehmers verfällt nicht am Jahresende, wenn 2.) der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht auf den Verfall hingewiesen hat. 3.) Der Arbeitgeber muss den Hinweis beweisen. 4.) Der Arbeitnehmer darf aber nicht einfach freiwillig auf Urlaub verzichten, nur um bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine hohe Urlaubsabgeltung zu kassieren. Faustregel: Die bekannten und hier dargestellten Regeln gelten weiterhin, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf den Verfall des Urlaubs am Jahresende hingewiesen hat.

Update Februar 2019: Das Bundesarbeitsgericht hat sich mit Urteil vom 09.02.2019 – 9 AZR 541/15 – wenig überraschend der Ansicht des EuGH angeschlossen.

Regel Nr. 1 – Die Grundregel:

§ 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG: Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.

~~Ganz klar.~~ “Am Jahresende verfällt der nicht genommene Urlaub ersatzlos.” Die Vorschrift muss nun unter Berücksichtigung der Ansicht des EuGH ausgelegt werden. Der Urlaub wird zwar weiter am Jahresende verfallen, aber nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf seine offenen Urlaubsansprüche ausdrücklich hingewiesen hat. In neue Arbeitsverträge kann ein Hinweis aufgenommen werden. Bei laufenden Arbeitsverhältnissen muss der Hinweis immer ausdrücklich erfolgen. Je nach Größe des Unternehmens sind hier unterschiedliche Vorgehensweisen denkbar.

Regel Nr. 2 – Die Ausnahme:

§ 7 Abs. 3 Satz 2 und 3 BUrlG: Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden. – Das gilt aber nur, wenn der Hinweis auf den Verfall erfolgte.

Es gibt also zwei gesetzlich geregelte Fälle, in den der Urlaub nicht am Jahresende erlischt, sondern auch im ersten Quartal des neuen Jahres genommen werden kann:

wegen dringender betrieblichen Bedürfnisse ist kein Urlaub im alten Jahr mehr möglich
in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe verhindern den Urlaub

Der Arbeitgeber kann den Urlaub ablehnen, wenn seine betrieblichen Gründe “dringend” sind. Sie müssen also schon einiges Gewicht haben. Anerkannt werden z.B. Auftragsspitzen zum Jahresende oder bereits genehmigter Urlaub von Kollegen. Es reicht aber nicht aus, wenn die Anwesenheit des Mitarbeiters lediglich praktisch ist.

Der häufigste Grund in der Person ist die Krankheit des Mitarbeiters. Dauert sie über den Jahreswechsel an oder kann er nach Genesung seinen Resturlaub nicht vollständig im alten Jahr verbrauchen, dann wird der Rest ins neue Jahr übertragen.

Regel Nr. 3 – Keine Ausnahme von der Ausnahme

Im Übertragungszeitraum vom 01.01. bis zum 31.03. darf der Arbeitgeber den Urlaub nicht wegen dringender betrieblicher Gründe verweigern. Diese Ausnahme gilt nicht mehr im neuen Jahr.

Regel Nr. 4 – Urlaub verlangen

Gewährt der Arbeitgeber freiwillig keinen Urlaub im Übertragungszeitraum, so muss der Arbeitnehmer den Urlaub ausdrücklich und am besten schriftlich verlangen. Der Arbeitgeber gerät dann in Verzug und muss Schadensersatz gewähren, in dem er den Arbeitnehmer von der Arbeit freistellt. Im Ergebnis erhält der Arbeitnehmer daher seine bezahlte Freizeit. Ob ein ausdrückliches Verlangen wirklich erforderlich ist oder ob es ausreicht, dass der Arbeitgeber keinen Urlaub gewährt ist umstritten. Die Landesarbeitsgerichte sind sich nicht einig, eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts steht aus. Sicherster Weg ist daher der schriftliche Wunsch.

Regel Nr. 5 – Teilurlaub aus dem alten Jahr

Die Regel ist weitgehend unbekannt: Wer sein Arbeitsverhältnis am 01.07. oder später beginnt, erwirbt einen Teilurlaubsanspruch, maximal für ein halbes Jahr (nicht für ein ganzes, Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 17.11.2015, 9 AZR 179/15 ).

Dieser Teilurlaubsanspruch wird nur ins neue Jahr übertragen, wenn der Arbeitnehmer das verlangt:

§ 7 Abs. 3 Satz 4 BUrlG: Auf Verlangen des Arbeitnehmers ist ein nach § 5 Abs. 1 Buchstabe a BUrlG entstehender Teilurlaub jedoch auf das nächste Kalenderjahr zu übertragen.

Dann allerdings darf er den Urlaub im gesamten Jahr nehmen, nicht nur in den ersten drei Monaten.

Verlangt der Mitarbeiter den Urlaub nicht, kann der Urlaub aber trotzdem übertragen werden, wenn Regel Nr. 2 eingreift.

Auch diese Regel muss modifiziert werden: Sie greift nur noch, wenn der Hinweis auf den Verfall des Urlaubs gegeben wurde.

Regel Nr. 6 – Kein Geld für Urlaub

Fünf Regeln zur Urlaubsübertragung. Die sechste Regel gilt für die Auszahlung des nicht genommen Urlaubs: So etwas ist nicht vorgesehen. Auszahlung gibt´s nur, wenn das Arbeitsverhältnis endet:

§ 7 Abs. 4 BUrlG: Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.