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Rückzahlung von Fortbildungskosten

Steigende berufliche Anforderungen und sich stetig veränderndes Wissen verlangen von Mitarbeitern ein lebenslanges Lernen. Durch Seminare, Schulungen und Fortbildungen können sie ihre Kenntnisse und Fähigkeiten aktuell halten. Wenn die Weiterbildung vom Arbeitgeber bezahlt wird, will er das frisch erworbenes Know-How lange nutzen und sie an das Unternehmen binden. Dazu werden gerne Rückzahlungsklauseln in den Arbeitsvertrag oder in eine eigene Vereinbarung aufgenommen. Damit will er seine Investition sichern, wenn der Mitarbeiter beschließt, nach Abschluss der Weiterbildung zu kündigen. Solche Vereinbarungen sind unwirksam, wenn sie unangemessen sind. Der Arbeitgeber kann dann die Rückzahlung weder ganz noch anteilig verlangen.

Fortbildungsvertrag oder Rückzahlungsklausel notwendig

Eine Erstattung der Weiterbildungskosten kann der Arbeitgeber nur verlangen, wenn er vor Beginn der Maßnahme eine wirksame Vereinbarung mit dem Mitarbeiter abgeschlossen hat. Die Gerichte verlangen dazu:

  • Die Fortbildung erhöht den “Marktwert” des Mitarbeiters
  • Die Rückzahlungsklausel ist klar und verständlich formuliert
  • Der Mitarbeiter ist für die Kündigung verantwortlich
  • Die Bindungsdauer ist nicht zu lang
  • Der Rückzahlungsbetrag ist nicht zu hoch

Der „Marktwert“ des Mitarbeiters steigt

Der Arbeitgeber kann mit einer Rückzahlungsvereinbarung nur Fortbildungen absichern, wenn der Abschluss die Chancen des Mitarbeiters auf dem Arbeitsmarkt erhöht. Das kann der Fall sein, wenn der Lehrgang mit einer anerkannten Abschlussprüfung endet, er ein Zeugnis oder Zertifikat erhält und sich vielleicht sogar mit einem neuen Titel schmücken darf. Reine Weiterbildungen ohne Abschluss können regelmäßig nicht gesichert werden. Das gleiche gilt auch für Kurzlehrgänge oder Fortbildungen, bei denen erworbenen Kenntnisse nur beim aktuellen Arbeitgeber eingesetzt werden können oder vorhandenes Wissen lediglich aufgefrischt oder vertieft wird.

Klare und verständliche Klausel erforderlich

Die Rückzahlungsvereinbarung muss transparent sein. Der Mitarbeiter muss abschätzen können, welche Kosten auf ihn zukommen, wenn er kündigt. Deshalb stellt das Bundesarbeitsgericht hohe Anforderungen an den Inhalt. Beispielsweise müssen aufgeführt werden

  • Art und Dauer der Weiterbildung
  • Erreichte Qualifikation
  • Aufschlüsselung sämtlicher Kosten (Seminar-, Prüfungs-, Reisekosten) sowie Lohnfortzahlungskosten einschließlich der Berechnungsgrundlagen und konkreter Beträge
  • Welches Ereignis löst die Rückzahlungskosten aus
  • Wie soll der Erstattungsbetrag zurückgezahlt werden

Auslöser der Rückzahlungspflicht

Als Faustformel gilt: Eine Rückzahlungspflicht für Fortbildungskosten entsteht nur dann, wenn der Mitarbeiter selbst den Arbeitsvertrag kündigt oder die Kündigung durch den Arbeitgeber veranlasst wurde. Ist der Arbeitgeber für die Kündigung verantwortlich, dann muss der Mitarbeiter nichts zurückzahlen, z.B. bei einer betriebsbedingten Kündigung.

Eine Rückzahlungsklausel ist nur wirksam, wenn sie diese Vorgaben berücksichtig. Legt sie dem Mitarbeiter absichtlich oder versehentlich auch das Risiko des Arbeitgebers auf, ist sie unwirksam.

Zulässige Bindungsdauer

Der Arbeitgeber darf den Mitarbeiter nicht ungemessen lang an sein Unternehmen binden. Hier werden oft zu lange Fristen vereinbart. Aus den Urteilen des Bundesarbeitsgerichts lassen sich zulässige Bindungsdauern herauslesen. Aber Vorsicht: Die Zeiten beziehen sich auf eine bezahlte Freistellung, also wenn der Lehrgang während der Arbeitszeit erfolgte und das Gehalt weitergezahlt wurde. Möglicherweise muss umgerechnet werden, wenn die Fortbildung außerhalb der Arbeitszeit erfolgte.

  • Bis zu einem Monat Dauer: Bindung sechs Monate
  • Bis zu zwei Monaten Dauer: Bindung ein Jahr
  • Drei bis vier Monate Dauer: Bindung zwei Jahre
  • Bis zu sechs Monaten Dauer: Bindung drei Jahre
  • Bis zu zwölf Monaten Dauer: Bindung die Jahre
  • Länger als zwei Jahre Dauer: Bindung fünf Jahre

Angemessener Rückzahlungsbetrag

Die Rückzahlung darf weder den vereinbarten Betrag noch die tatsächlich bezahlten Kosten übersteigen. Fehlkalkulationen sind das Risiko des Arbeitgebers. Die Höhe der zu erstattenden Kosten muss sich zeitanteilig verringern. Die Gerichte verlangen dazu eine monatliche Kürzung. Bei einer Bindungsdauer von drei Jahren reduziert sich daher der Rückzahlungsbetrag regelmäßig monatlich um 1/36.

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