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Die arbeitsrechtliche Abmahnung

Warum gibt es eine arbeitsrechtliche Abmahnung?

Länger andauernde Vertragsverhältnisse sollen nicht einfach gekündigt werden. Wenn etwas “nicht rund läuft”, muss eine Seite der anderen dies mitteilen und ihr ermöglichen, die Störung zu beseitigen. Mit einer Abmahnung rügt der Arbeitgeber also einen Arbeitsvertragsverstoß des Arbeitnehmers. Vor einer Kündigung soll damit dem Arbeitnehmer deutlich werden, dass das Arbeitsverhältnis gefährdet ist. Eine unwirksame Abmahnung kann in einem späteren Kündigungsschutzprozess zur Unwirksamkeit der Kündigung führen.

Beruht die Vertragspflichtverletzung auf steuerbarem Verhalten des Arbeitnehmers, ist grundsätzlich davon auszugehen, dass sein künftiges Verhalten schon durch die Androhung von Folgen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses positiv beeinflusst werden kann. Ordentliche und außerordentliche Kündigung wegen einer Vertragspflichtverletzung setzen deshalb regelmäßig eine Abmahnung voraus. Einer solchen bedarf es nach Maßgabe des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes nur dann nicht, wenn bereits von vornherein erkennbar ist, dass eine Verhaltensänderung in Zukunft auch nach Abmahnung nicht zu erwarten steht, oder es sich um eine so schwere Pflichtverletzung handelt, dass selbst deren erstmalige Hinnahme dem Arbeitgeber nach objektiven Maßstäben unzumutbar und damit offensichtlich – auch für den Arbeitnehmer erkennbar – ausgeschlossen ist. (BAG, Urteil vom 29.06.2017 – 2 AZR 302/16)

Abmahnung – Das sagt die Rechtsprechung

Das Bundesarbeitsgericht hat den Anspruch an den Inhalt einer Abmahnung folgendermaßen formuliert:

Eine Abmahnung liegt vor, wenn der Arbeitgeber in einer für den Arbeitnehmer hinreichend deutlich erkennbaren Art und Weise Leistungsmängel beanstandet und damit den Hinweis verbindet, dass im Wiederholungsfall der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. (Urteil vom 18.01.1980 – 7 AZR 75/78)

Daher sind zwei Elemente bei einer Abmahnung immer erforderlich: Eine Rüge und eine Warnung.

  • Rügefunktion: Der Arbeitgeber beanstandet eine ganz konkrete Pflichtverletzung des Mitarbeiters. Er fordert ihn auf, ein ganz bestimmtes Verhalten zu ändern oder aufzugeben.
  • Warnfunktion: Der Arbeitgeber zeigt dem Mitarbeiter auf, dass bestandsbedrohende Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis an die Fortsetzung des missbilligten Verhaltens geknüpft sind.

Diese können je nach Art und Schwere des Verstoßes auch in einer Versetzung oder Änderungskündigung bestehen.

Die vier Bestandteile der Abmahnung

Rüge- und Warnfunktion gliedern sich bei einer wirksamen Abmahnung in vier wesentliche Bestandteile auf.

  • die konkrete Feststellung des beanstandeten Verhaltens (Vorwurf)
  • die exakte Rüge der begangenen Pflichtverletzung (Wertung)
  • die eindringliche Aufforderung zu künftigem vertragsgetreuem Verhalten (Unterlassung)
  • der eindeutige Hinweis auf bestandsbedrohende Konsequenzen im Wiederholungsfall (Konsequenz)

Der Vorwurf des Vertragsverstoßes

Die Vertragsverletzung eindeutig muss eindeutig beschrieben sein. Schlagwortartige Bezeichnungen und Werturteile reichen nicht aus. Das Fehlverhalten muss zweifelsfrei erkennbar und damit künftig vermeidbar sein.

Die Wertung des Fehlverhaltens

Es muss eine (ggf. ungeschriebenen) Pflicht aus dem Arbeitsvertrag verletzt sein. Gelegentlich werden Verfehlungen gerügt, die überhaupt nicht zu den Vertragspflichten gehören.

Die Aufforderung zum Unterlassen

Der Empfänger der Abmahnung muss zu künftigem vertragsgetreuem Verhalten aufgefordert werden. Ihm muss deutlich werden, dass er Pflichtverletzungen zu unterlassen hat.

Die Androhung von Konsequenzen

Es muss unmissverständlich aufgezeigt werden, dass das Arbeitsverhältnis im Falle der Wiederholung des Fehlverhaltens bedroht ist. Unklare Formulierungen warnen nicht.

Wer darf abmahnen?

Abmahnen darf nur, wer gegenüber dem Abgemahnten weisungsbefugt ist. Nicht jeder Vorgesetzte darf also abmahnen.

Wie oft muss vor der Kündigung abgemahnt werden?

Eine bestimmte Zahl von Abmahnungen vor der Kündigung ist nicht festgelegt. Je nach Schwere der Verfehlung kann sogar eine einzige Abmahnung ausreichen. Bei Diebstahl, Betrug oder Tätlichkeiten kann meist ohne Abmahnung gekündigt werden. Es gibt also keine Regel: “(Erst) nach zwei Abmahnungen darf gekündigt werden.”

Wie lange ist eine Abmahnung gültig?

Es gibt keine feste Frist, nach der die Abmahnung ihre Wirkung verliert und aus der Personalakte zu entfernen ist. Je länger die Abmahnung zurückliegt, desto geringer ist ihr Gewicht. Schließlich wird sie keine Kündigung mehr rechtfertigen können. Wann genau aber die Abmahnung ihre Bedeutung verliert, muss in jedem einzelnen Fall geprüft werden.

Typische Fehler und Missverständnisse bei der arbeitsrechtlichen Abmahnung

Die Abmahnung wird zur leeren Drohung

Zu viele Abmahnungen können auch schaden: “Es trifft zwar zu, dass die Warnfunktion einer Abmahnung erheblich dadurch abgeschwächt werden kann, dass der Arbeitgeber bei ständig neuen Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers stets nur mit einer Kündigung droht, ohne jemals arbeitsrechtliche Konsequenzen folgen zu lassen. Eine Abmahnung kann nur dann die Funktion erfüllen, den Arbeitnehmer zu warnen, dass ihm bei der nächsten gleichartigen Pflichtverletzung die Kündigung droht, wenn der Arbeitnehmer diese Drohung ernst nehmen muss.” BAG, Urteil vom 15. 11. 2001 – 2 AZR 609/00. – Wieviele Abmahnungen sind nun richtig? Es kommt auf den Einzelfall an; so ist es nun einmal. Recht ist keine Mathematik.

Durch die Abmahnung ist das Fehlverhalten verbraucht

Wird ein ganz bestimmtes Fehlverhalten abgemahnt, so ist es verbraucht und kann nicht gleichzeitig die Kündigung begründen (“Wir mahnen ab und kündigen das Arbeitsverhältnis.”). Also entweder abmahnen oder kündigen; sofern eine Kündigung schon möglich ist. Auch hier wieder: Die Umstände des Einzelfalls entscheiden.

Auch im Kleinbetrieb muss immer abgemahnt werden?

Wenn im Betrieb nicht mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigt werden (§ 23 Abs. 1 KSchG), dann gilt das Kündigungsschutzgesetz dort nicht. Eine Kündigung ist immer ohne weitere Voraussetzungen zulässig. Allerdings muss der Arbeitgeber ein Mindestmaß an sozialer Rücksichtnahme waren, eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung kann daher gegen Treu und Glauben verstoßen. Denkbare Fälle sind z.B. langjährige Arbeitsverhältnisse oder erhebliche Unterhaltspflichten.

Die Abmahnungen müssen gleichartig sein

Die Abmahnungen müssen sich auf gleichartige Pflichtverletzungen beziehen, die Abmahnungs- und Kündigungsgründe müssen aus demselben Bereich stammen. Nicht vergleichbar sind Verspätungen und verbotener Alkoholkonsum. Eher vergleichbar sind Verspätungen und unterlassene Anzeige der Arbeitsunfähigkeit, weil hier der betriebliche Ablauf gestört werden kann. Der Arbeitsplatz ist unbesetzt, weil der Mitarbeiter einerseits nicht erscheint und andererseits nicht rechtzeitig für Vertretung gesorgt werden kann. Das Ergebnis ist in beiden Fällen das gleiche – die Arbeit bleibt liegen.

Mehrere Verfehlungen in einer Abmahnung rügen

Eine Abmahnung kann auch mündlich erfolgen

Ja, das geht. Im Kündigungsschutzprozess muss nur bewiesen werden, dass sie formgerecht ausgesprochen wurde. Das ist nahezu unmöglich. Eine schriftliche Abmahnung ist unbedingt empfehlenswert.

Muster für eine arbeitsrechtliche Abmahnung

Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrter Herr …,

Ihr Verhalten veranlasst uns, Sie auf die ordnungsgemäße Erfüllung Ihrer arbeitsvertraglichen Verpflichtungen hinzuweisen. Wir müssen Sie leider wegen des folgenden Vorfalls abmahnen:

Hier muss der Verstoß ganz konkret beschrieben werden; einschließlich genauer Bezeichnung des Datums und des Ortes.

Mit diesem Verhalten verletzen Sie Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten. Wir fordern Sie daher auf, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten und weisen Sie darauf hin, dass wir ein derartiges Verhalten in Zukunft nicht mehr dulden werden.

Sollte sich eine derartige oder gleichartige Pflichtverletzung wiederholen, müssen Sie mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zu einer (ggf. fristlosen) Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.

Diese Abmahnung nehmen wir zu Ihrer Personalakte.

Mit freundlichen Grüßen