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Rückzahlung von Fortbildungskosten: Fehler im Vertrag vermeiden

Unternehmer investieren nicht nur in Maschinen, sondern auch in die Fortbildung ihrer Mitarbeiter. Durch Seminargebühren und durch das weitergezahlte Gehalt können pro Jahr erhebliche Beträge zusammenkommen. Damit der frisch geschulte Mitarbeiter nicht nach absolvierter Weiterbildung sofort bei der Konkurrenz anheuert, werden die investierten Kosten gerne durch eine Weiterbildungsvereinbarung mit Rückzahlungsklausel abgesichert. Das Bundesarbeitsgericht hat in den vergangenen Jahren die Anforderungen an diese Verträge präzisiert und verschärft.

Eine rechtssichere Rückzahlungsvereinbarung muss folgende Punkte berücksichtigen:

  • Die Fortbildung muss dem Mitarbeiter einen geldwerten Vorteil bringen,
  • darf ihn nicht übermäßig an das Unternehmen binden,
  • durch ein zulässiges Rückzahlungsereignis ausgelöst werden,
  • zu angemessenen Zahlungen verpflichten
  • und dies alles in einer unmissverständlichen Formulierung.

Geldwerter Vorteil der Fortbildung

Ob die Fortbildung dem Mitarbeiter einen geldwerten Vorteil bringt, kann nach einer Faustformel ermittelt werden: Kann er durch den erfolgreichen Abschluss seinen „Marktwert“ steigern? Wenn ja, dann hat er einen geldwerten Vorteil erlangt. Regelmäßig werden dies Ausbildungen sein, die mit einer Prüfung und einem anerkannten Abschluss beendet werden wie z.B. Geprüfter Bilanzbuchhalter, Rechtsfachwirtin oder Handwerksmeister.

Fortbildungen ohne qualifizierenden Abschluss können nicht abgesichert werden. Dazu zählen unternehmensinterne Schulungen oder solche, die lediglich auf dem derzeitigen Arbeitsplatz verwendbar sind. Auch Kurse, die bereits vorhandes Wissen aktualisieren, sind nicht absicherbar. Gleiches gilt für nur einen oder wenige Tage dauernde Kurzlehrgänge.

Zulässige Bindungsdauer

Eine Rückzahlungsverpflichtung bindet den Mitarbeiter an das Unternehmen. Sie schränkt damit seine grundgesetzlich geschützte Berufwahl ein, weil er sich nicht neu orientieren kann. Es liegt auf der Hand, dass die Bindungsdauer in einem angemessenen Verhältnis zu den vom Arbeitgeber aufgewendeten Kosten stehen muss. Dabei ist auch der Wert des erreichten Abschlusses zu berücksichtigen.

Leider gibt es keine festen Maßstäbe, aus denen die zulässige Dauer präzise abgeleitet werden kann. Die vielfältige Rechtssprechung gibt lediglich Anhaltspunkte. Bei den Entscheidungen muss berücksichtigt werden: Die Mitarbeiter wurden regelmäßig für die Weiterbildung von der Arbeit freigestellt. Findet die Fortbildung nach Feierabend oder samstags statt, so müssen die Kosten mit dem Bruttogehalt des Mitarbeiters verglichen werden, um ein zutreffende Bindungsdauer zu ermitteln. Das kann immer nur im Einzelfall geschehen, das Risiko einer Fehleinschätzung ist unterschwellig immer vorhanden.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts gelten folgende Eckwerte:

Dauer der Fortbildung Bindungsdauer
bis 1 Monat 6 Monate
bis 2 Monate 1 Jahr
bis 6 Monate 3 Jahre
bis 12 Monate 3 Jahre
mehr als 24 Monate 5 Jahre

Zulässiges Rückzahlungsereignis

Nur wenn der Mitarbeiter es selbst in der Hand hat, durch Betriebstreue die Rückzahlungsverpflichtung zu verhindern, ist eine Vereinbarung wirksam. Die Formulierung muss das berücksichtigen. Deshalb kann eine betriebsbedingte Kündigung niemals ein Grund für eine Rückzahlung sein; hier liegt der Auslöser in der Sphäre des Arbeitgebers. Kritisch ist die krankheitbedingte Kündigung: Der Arbeitnehmer will, er kann aber nicht mehr. Vorsichtige Arbeitgeber schließen auch diesen Grund aus.

Auch bei Abbruch der Ausbildung kann eine Sicherung der aufgewendeten Kosten sinnvoll sein, z.B. wenn nach dem Wechsel des Arbeitgebers aufgrund der Prüfungsordnung der Kurs wiederaufgenommen werden kann und die Prüfung einfach später abgelegt wird. Auch dies ist aber eine Frage des Einzelfalls.

Höhe der Rückzahlungsbeträge

In der Rechtsprechung zeichnet sich die nachvollziehbare Tendenz ab, die Rückzahlungsverpflichtung in monatlichen Schritten zu reduzieren. Dies spiegelt die gesetzlich vorgesehen Kündigungmöglichkeit zum jeweiligen Monatsende.Größere Sprünge bei monatweise möglicher Kündigung bergen die Gefahr, das Gerichte sie als unverhältnismäßig ansehen und als unzulässig kippen.

Das Angebot einer Ratenzahlung kann bei hohen Kosten sinnvoll sein, weil sonst die Höhe den Arbeitnehmer faktisch an einer Eigenkündigung hindern kann.

Klare und verständliche Formulierung

Weiterbildungsverträge mit Rückzahlungsverpflichtung sind Allgemeine Geschäftsbedingungen. Sind sie nicht eindeutig formuliert, verstoßen sie gegen das Transparenzgebot und sind nichtig. Eine Vereinbarung sollte daher diesen Mindestinhalt haben:

  • Angaben zur Fortbildung: Inhalt und Dauer
  • Erreichter Abschluss
  • Kosten, aufgeschlüsselt nach Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten sowie Seminargebühren
  • Lohnfortzahlungskosten
  • Angabe der Kosten, die erstattet werden müssen einschließlich der Berechnungsmethode (Brutto- oder Nettokosten; bei Rückzahlung von Lohn erfolgt ggf. eine Erstattung des Arbeitnehmeranteils zur Sozialversicherung)
  • Nennung des Gesamt-Rückzahlungsbetrags
  • Bindungsdauer mit Reduzierungsraten
  • Rückzahlungsereignis und ggf. Ratenzahlung

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